Indemnité de télétravail

Le télétravail fait désormais partie du fonctionnement de nombreuses entreprises. Pour compenser les frais supportés à domicile, l’employeur peut accorder à ses travailleurs une indemnité forfaitaire de bureau pouvant aller jusqu’à 164,21€ par mois, exonérée de cotisations ONSS et de précompte professionnel.

Mais attention : le simple fait de télétravailler régulièrement ne donne pas automatiquement droit à cette indemnité.

Une condition essentielle : un télétravail structurel et régulier

Pour bénéficier de l’indemnité forfaitaire exonérée, le Fisc et l’ONSS considèrent que le travailleur doit effectuer, sur une base mensuelle, l’équivalent d’au moins une journée de travail par semaine depuis son domicile.

Cette condition peut être remplie de différentes manières :

• une journée complète de télétravail chaque semaine ;
• plusieurs heures réparties sur différents jours ;
• une semaine complète de télétravail sur le mois.

Ce qui compte est donc le volume de télétravail réellement effectué sur le mois, et pas uniquement le fait qu’une journée de télétravail soit prévue dans l’organisation habituelle du travail.

Exemple

Un travailleur télétravaille systématiquement 3 heures chaque semaine.

Même si ce fonctionnement est régulier et prévu avec l’employeur, le volume de télétravail est insuffisant pour atteindre l’équivalent d’une journée de travail par semaine.

Dans ce cas, l’indemnité forfaitaire de bureau exonérée ne peut pas être accordée.

Que couvre l'indemnité de télétravail ?

Cette indemnité forfaitaire est destinée à couvrir les différents frais liés à l’utilisation du domicile à des fins professionnelles, notamment :

• l’utilisation d’un espace de bureau ;
• l’électricité et le chauffage ;
• les fournitures de bureau et d’impression ;
• les frais d’entretien et d’assurance ;
• l’eau, le café et les rafraîchissements ;
• certains frais liés à l’utilisation du logement.

Il faut donc être attentif à ne pas indemniser une seconde fois des frais déjà couverts par ce forfait.

Peut-on verser un montant supérieur ?

Oui, mais la prudence est de mise.

Si l’employeur verse une indemnité supérieure au montant forfaitaire admis, il doit pouvoir démontrer que le supplément correspond à des frais professionnels réellement supportés par le travailleur.

À défaut de justification, la partie excédentaire risque d’être considérée comme de la rémunération et sera alors soumise aux cotisations ONSS et au précompte professionnel.

Et les frais d’internet ou de matériel informatique ?

Il existe une distinction importante.

La condition de télétravail structurel et régulier concerne spécifiquement l’indemnité forfaitaire de bureau.

D’autres interventions peuvent être possibles lorsque le travailleur utilise, dans le cadre d’un télétravail régulier, sa connexion internet privée, son ordinateur personnel ou certains équipements lui appartenant. Ces indemnités répondent à leurs propres conditions et doivent donc être analysées séparément.

Le bon réflexe pour l’employeur

Lorsqu’une indemnité de télétravail est mise en place, il ne suffit donc pas de vérifier qu’un travailleur « fait du télétravail ».

Il faut notamment s'assurer :

• de la fréquence et du volume réel de télétravail ;
• du type de frais que l’on souhaite indemniser ;
• du montant accordé ;
• et de l’absence de double remboursement d’un même frais.

Une indemnité mal appliquée peut perdre son caractère exonéré et être requalifiée en rémunération.

Vous avez mis en place du télétravail ou des indemnités de frais au sein de votre entreprise et souhaitez vérifier si votre pratique est correcte ?

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