Gérer correctement les e mails et le GSM pro d’un collaborateur qui part
Lorsqu’un collaborateur quitte ton entreprise — qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un indépendant — il y a une étape souvent sous estimée : la gestion de son adresse e mail professionnelle et de son numéro de GSM mis à disposition.
Dans une décision du 7 octobre 2025, l’Autorité de protection des données (APD) a rappelé des lignes directrices importantes pour les entreprises sur ces sujets, en cohérence avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Pourquoi c’est important ?
Même si certaines ressources (comme un numéro de GSM) sont techniquement sous contrat avec l’entreprise, elles restent liées à une personne physique et contiennent des données personnelles. Cela signifie qu’il faut respecter les principes du RGPD tels que :
- la limitation de la conservation des données ;
- la minimisation des finalités ;
- la transparence à l’égard de la personne concernée.
Conserver pendant des mois une boîte mail ouverte ou un numéro toujours en service après le départ d’une personne sans justification documentée peut poser problème, et l’APD l’a souligné dans sa décision.
Ce que recommande l’APD
- Désactiver la boîte mail professionnelle le jour du départ.
- Activer un message automatique redirigeant vers un contact interne.
- Limiter la période de transition, généralement à 1 mois — jusqu’à 3 mois max selon les responsabilités exercées — si une continuité est nécessaire.
- Clôturer également le numéro de GSM utilisé, car il fait partie des données personnelles traitées.
Focus sur les risques
- L’APD a noté que dans l’affaire concernée, la boîte mail était encore active 5 mois après le départ et le GSM utilisé 8 mois après — bien au‑delà d’une durée raisonnable.
- L’entreprise en question a reçu un avertissement, notamment parce qu’elle était en liquidation. Si elle avait été pleinement opérationnelle, elle aurait pu faire face à des sanctions plus lourdes.
Ce que tu peux faire dès maintenant
Mettre en place une politique interne de offboarding incluant :
- une checklist officielle pour la désactivation des comptes et numéros ;
- des messages automatiques paramétrés à l’avance ;
- une information systématique du collaborateur partant.
Besoin d’aide pour structurer tout ça ? ALHR fait le nécessaire !